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The role of strategic planning in hotel event management
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Authors
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Abstract(s)
Strategic planning plays an important role in ensuring hotel event success. This study investigates how strategic planning impact the effectiveness of hotel event management, particularly by examining how elements such as budget allocation, preparation time, and task allocation affect hotel event outcomes, including guest satisfaction, return business, and attendance. The analysis based on primary data from various internal documents, event performance metrics, and responses to surveys completed by the hotel staff. A total of 20 the biggest events held in 2024 year were analysed. Descriptive statistics, frequency analysis, and boxplot visualisations were used to illustrate how different planning inputs correlate with these performance components. Boxplots were applied as a clear, non-parametric tool for examining variability, outliers, and trends in the dataset, offering an accessible and effective way to compare distribution across events without assuming normality. The visual outputs helped highlight key differences in how planning inputs aligned with performance outcomes. In addition, staff responses revealed issues such as time constraints, communication problems and lack of coordination before the event. These observations emphasise the need for strategic planning as well as effective operational execution to ensure successful hotel event management. As a result of the findings, practical recommendations were made to improve communication, enhance staff training and suggest the use of predictive analysis for future planning processes.
O planeamento estratégico desempenha um papel importante no sucesso dos eventos hoteleiros. Este estudo investiga de que forma o planeamento estratégico impacta a eficácia da gestão de eventos em hotéis, examinando particularmente como elementos como a alocação orçamental, o tempo de preparação e a distribuição de tarefas afetam os resultados dos eventos, incluindo a satisfação dos hóspedes, o retorno de clientes e a taxa de participação. A análise baseou-se em dados primários recolhidos a partir de diversos documentos internos, métricas de desempenho dos eventos e respostas a inquéritos preenchidos pelos colaboradores do hotel. Um total de 20 dos maiores eventos realizados no ano de 2024 foi analisado. Foram utilizadas estatísticas descritivas, análise de frequência e visualizações em boxplot para ilustrar como diferentes inputs de planeamento se correlacionam com estes componentes de desempenho. Os boxplots foram aplicados como uma ferramenta clara e não paramétrica para examinar a variabilidade, os outliers e as tendências no conjunto de dados, oferecendo uma forma acessível e eficaz de comparar distribuições entre eventos sem assumir normalidade. As representações visuais ajudaram a destacar diferenças-chave na forma como os elementos de planeamento se alinharam com os resultados alcançados. Adicionalmente, as respostas dos colaboradores revelaram problemas como limitações de tempo, falhas de comunicação e falta de coordenação antes dos eventos. Estas observações reforçam a importância do planeamento estratégico, bem como da execução operacional eficaz, para garantir o sucesso dos eventos hoteleiros. Como resultado das conclusões obtidas, foram feitas recomendações práticas para melhorar a comunicação, reforçar a formação das equipas e sugerir a utilização de análise preditiva nos processos de planeamento futuros.
O planeamento estratégico desempenha um papel importante no sucesso dos eventos hoteleiros. Este estudo investiga de que forma o planeamento estratégico impacta a eficácia da gestão de eventos em hotéis, examinando particularmente como elementos como a alocação orçamental, o tempo de preparação e a distribuição de tarefas afetam os resultados dos eventos, incluindo a satisfação dos hóspedes, o retorno de clientes e a taxa de participação. A análise baseou-se em dados primários recolhidos a partir de diversos documentos internos, métricas de desempenho dos eventos e respostas a inquéritos preenchidos pelos colaboradores do hotel. Um total de 20 dos maiores eventos realizados no ano de 2024 foi analisado. Foram utilizadas estatísticas descritivas, análise de frequência e visualizações em boxplot para ilustrar como diferentes inputs de planeamento se correlacionam com estes componentes de desempenho. Os boxplots foram aplicados como uma ferramenta clara e não paramétrica para examinar a variabilidade, os outliers e as tendências no conjunto de dados, oferecendo uma forma acessível e eficaz de comparar distribuições entre eventos sem assumir normalidade. As representações visuais ajudaram a destacar diferenças-chave na forma como os elementos de planeamento se alinharam com os resultados alcançados. Adicionalmente, as respostas dos colaboradores revelaram problemas como limitações de tempo, falhas de comunicação e falta de coordenação antes dos eventos. Estas observações reforçam a importância do planeamento estratégico, bem como da execução operacional eficaz, para garantir o sucesso dos eventos hoteleiros. Como resultado das conclusões obtidas, foram feitas recomendações práticas para melhorar a comunicação, reforçar a formação das equipas e sugerir a utilização de análise preditiva nos processos de planeamento futuros.
Description
Keywords
Strategic planning Hotel event management Event planning Guest satisfaction Event success